Videokonferenču iekārtas un aprīkojums
Uzņēmēja dārgākais resurss ir laiks. Tādēļ nav pārsteigums, ka arvien biežāk ar biznesu saistītas tikšanās tiek organizētas videokonferences režīmā. Protams, galvenais kritērijs efektīvai saziņai ir kvalitatīvs videokonferenču aprīkojums. Pirms izvēlēties konkrētu videokonferenču sistēmu, ieteicams konsultēties ar nozares speciālistiem, kuri ieteiks atbilstošāko risinājumu un, ja būs tāda vēlme, piedāvās iekārtu notestēt.
Klātienes saziņas lielākā priekšrocība ir iespēja nolasīt sarunas biedra ķermeņa valodu un emocijas, kas komunikāciju padara efektīvāku. Tagad tas ir kļuvis iespējams arī organizējot tikšanos videokonferences režīmā. Uzņēmēji paši uzsver, ka vissvarīgāk klātbūtnes iespaidu radīt ir gadījumos, kad tiek vadītas pārrunas un pieņemti stratēģiski lēmumi, kur abas puses vēlas iegūt pārliecību par savstarpēju sapratni un uzticību.
Plānojot ierīkot videokonferenču risinājumu uzņēmumā ir svarīgi izvēlēties aprīkojumu, kas atbilst uzņēmuma vajadzībām un veicina komunikāciju, nevis rada stresu. Izvēloties savam uzņēmumam piemērotāko videokonferenču iekārtu, svarīgi ir apsvērt:
– vai uzņēmumā plānots lietot dažādu izstrādātāju videokonferenču platformas (piemēram: MS Teams, Zoom, Google Meet, Webex, utml.), vai tikai vienu konkrētu platformu, kā MS Teams;
– vai plānots videokonferences veikt izmantojot darbinieku datorus, vai tā būs pilnvērtīga sanāksmju telpas videokonferenču sistēma ar vienotu platformas risinājumu, kas attālināti ļaus rezervēt telpu, ieplānot sanāksmi un nodrošinās ieplānotās videokonferences sākšanu nospiežot vienu skāriena taustiņu.
Atbilstoši vajadzībām un lietošanas scenārijam ražotāji piedāvā dažāda līmeņa un funkcionalitātes videokonferenču iekārtas un risinājumus.
Nākamais svarīgais videokonferenču aprīkojuma izvēles faktors ir telpas lielums un izkārtojums. Iepazīstot telpu un sapulces formātu, vieglāk ir izvēlēties nepieciešamās komponentes – displejus, kameras, mikrofonus, kā arī skaļruņus.
Ir svarīgi izvēlēties atbilstoša izmēra displeju, lai informācija būtu vienlīdz labi uztverama arī tiem, kas atrodas tālāk no tā. Ieteicams izvelēties profesionālu informatīvo displeju vai interaktīvo displeju, nevis mājas TV. Profesionālie informatīvie un interaktīvie displeji ir paredzēti izmantošanai biznesa vidē, kurā tie atbilst tehniskiem parametriem un saglabā ražotāja garantiju ilgākā laika periodā.
Arvien vairāk uzņēmēji sanāksmju telpās izvēlas interaktīvos displejus. Tas paver plašas pielietojuma iespējas, gan prezentācijas režīmā, gan videokonferences režīmā. Izmantojot (MS Teams, Zoom un citu platformu) iebūvētos “baltās tāfeles” un anotāciju rīkus komunikācija un domu apmaiņa kļūst efektīvāka. Arī finansiālā ziņā vairs nav būtiskas atšķirības. Turklāt interaktīvajiem displejam ekrāns ir aizsargāts ar izturīgu stiklu, kas nodrošina aizsardzību pret triecieniem un skrāpējumiem.
Atkarībā no telpas lieluma ir svarīgi izvēlēties arī atbilstošu video kameru, skaļruņu un mikrofonu sistēmu. Mazām un vidēja izmēra telpām piemērotākas ir “viss vienā” videokonferenču sistēmas. Tajās jau ir iebūvēta videokamera, skaļruņi un mikrofoni un tās iespējams uzstādīt pie videokonferences displeja, piemēram, YAMAHA CS-800 un Poly Studio. Pieejamas arī 360° panorāmas videokonferenču sistēmas, piemēram, Meeting Owl 3 360° un Panasonic PressIT 360°, kuras tiek noliktas konferenču telpā pa vidu un automātiski pašas iekadrē runātāju. Tās var izmantot arī kā pārnēsājamas videokonferenču iekārtas.
“Viss vienā” videokonferenču sistēmas ir kompaktas un neprasa būtiskus finansiālus ieguldījumus to uzstādīšanā, kā arī ir vienkārši lietojamas. Lielākās telpās nepieciešams izvēlēties kvalitatīvu PanTiltZoom kameru, lai visi klātesošie būtu vienlīdz labi saskatāmi. Būtisku lomu spēlē arī atbilstošu skaļruņu un mikrofonu sistēma, kas nodrošinās, ka balss uztvere un apskaņošana būtu vienlīdz laba visā telpā.
Nereti ir novērots, ka lielās telpās tiek izmantotas telpas lielumam neatbilstošas datoru “webkameras”. Tās būtībā ir paredzētas veicot videokonferences zvanus no datora vienam cilvēkam vai videokonferencēm maza izmēra telpās. Šīs kameras spēj nodrošināt kvalitatīvu attēlu tuvumā, bet tālāk no kameras esošos cilvēkus nav iespējams atpazīt, un tie redzami tikai kā silueti. Tā rezultātā no šāda video zvana nav praktiska labuma – tikpat labi tas tad varētu būt telefona konferences zvans bez video.
Runājot par aprīkojumu ir ieteicams izvelēties jaunākos videokonferenču risinājumus. Tādēļ ir vērts konsultēties ar nozares speciālistiem, kuri seko jaunākajām tendencēm, testē jaunākos risinājumus un palīdzēs izvēlēties atbilstošāko risinājumu. Modernajās videokonferenču sistēmās ir iebūvēti mākslīgā intelekta algoritmi, kas nodrošina videokameru sekošanu runātājam vai prezentētājām, automātisku klātesošo kadrēšanu, kadru pārslēgšanu, trokšņu slāpēšanu, akustiskās atbalss mazināšanu un citas funkcijas, kas palīdz uzlabot videokonferences kvalitāti un dalībnieku iesaisti.
Ļoti svarīga ir telpas akustika. Ja tā ir slikta, pat vislabākais videokonferenču risinājums nespēs to kompensēt un pretējai pusei būs iespaids, ka runātājs atrodas mucā. Nebūs skaidri saprotams runātāja teiktais un runa būs saraustīta, kā rezultātā komunikācija nebūs efektīva. Telpas akustiku ir iespējams uzlabot, uzstādot dekoratīvos akustiskos paneļus, aprīkojot ar mēbelēm un interjera dizaina aksesuāriem.
Jāņem vērā telpas izkārtojums un plānotais kameras novietojums. Nav ieteicams kameru novietot pret logiem, kas nav pietiekami aptumšoti, jo klātesošie izskatīsies kā tumši silueti uz gaiša fona. Svarīgs ir telpas apgaismojums, ja tas nav pietiekams, attēls būs tumšs un graudains. Arī tieša saules gaisma negatīvi ietekmēs attēla kvalitāti. Jāpiebilst, ka modernās videokonferenču iekārtas spēj kompensēt aizmugures un fona apgaismojumu, arī mākslīgo apgaismojumu no lampām, tomēr tas nav labākais variants, jo attēls būs sliktākā kvalitātē.
Jāņem vērā arī telpas izmantošanas funkcijas:
- Ja telpa tiek izmantota tikai videokonferencēm un prezentācijām un galdu un krēslu izkārtojums netiek mainīts, piemērotas būs uz galda novietojamas mikrofonu un videokonferenču sistēmas.
- Ja telpa ir paredzēta daudzfunkcionāla un galdu un krēslu izvietojumu ir paredzēts mainīt pēc vajadzības, vai ir vēlme atbrīvot galda virsmu, piemērotas būs pie griestiem uzstādāmas vai griestos iebūvējamas mikrofonu un skaļruņu sistēmas. Šajā gadījumā būs nepieciešams izvēlēties arī bezvadu videokonferenču sistēmu, lai atbrīvotos no kabeļu un vadu savienojumiem galda un grīdas līmenī, vai uzstādīt videokonferences sistēmu tur, kur tā varēs atrasties stacionāri.
Piedaloties videokonferencē no datora un izmantojot telpā uzstādīto videokonferenču aprīkojumu, rodas zināmas neērtības, jo ir nepieciešams datoru savienot ar videokonferences iekārtu un displeju ar USB un HDMI kabeļiem. Nereti datoriem atšķiras HDMI pieslēguma porta veids, vai tā vietā ir Displeja Porta pieslēgums un ir nepieciešamas dažādo pieslēgumu portu pārejas. Jaunākas paaudzes datoriem ir iebūvēti USB-C Thunderbolt pieslēgumu porti un arī modernās videokonferenču iekārtas tos atbalsta. Tas ļauj mazināt problēmu ar kabeļu savienojumiem, tomēr tā joprojām pastāv un rada nevajadzīgas neērtības.
Bezvadu konferenču sistēmas Barco ClickShare ļauj atbrīvoties no kabeļu savienojumiem un nodrošina vienkāršu un lietotājam ērtu veidu, kā attēlot prezentāciju un veikt videokonferences zvanus no datora, izmantojot ārējās videokonferenču sistēmas bez lieka stresa, un ļauj koncentrēties uz prezentāciju.
Ja plānojat iegādāties videokonferences aprīkojumu, aicinām sazināties ar SENSUSLAB speciālistiem (sensus@sensuslab.lv, 67461400). Palīdzēsim novērtēt vajadzības, sniegsim konsultāciju, ieteiksim piemērotāko risinājumu un palīdzēsim ieviest to dzīvē, lai veicinātu efektīvu komunikāciju jūsu mērķu sasniegšanai.
